Chức năng thiết lập số chứng từ (Document Numbering) trong hệ thống ERP SAP Business One (SAP B1) cho phép định nghĩa chuỗi số chạy (Running Number) tùy theo định dạng người dùng muốn. Số chứng từ áp dụng được cho cả dữ liệu danh mục (Business Partner/Item Master Data) và chứng từ (Sales/ Purchasing/ Production/ Inventory/…)
Thiết lập số chứng từ #
Để mở cửa sổ thiết lập này, người dùng theo đường dẫn: Administration >>> System Initialization >>> Document Numbering 
Trong đó:
- Document: hiển thị danh sách các dữ liệu danh mục và chứng từ được hệ thống hỗ trợ chức năng khai báo số chứng từ.
- Default Series: hiển thị dãy số chứng từ mặc định của dữ liệu danh mục/chứng từ .
- First No.: hiển thị số đầu tiên của dãy số mặc định. Người dùng có thể thay đổi/cập nhật số bắt đầu nếu dãy số chưa được sử dụng.
- Next No.: hiển thị số tiếp theo sẽ được gán cho dữ liệu danh mục và chứng từ .
- Last No.: hiển thị số cuối của dãy số mặc định. Người dùng có thể thay đổi/cập nhật số cuối nếu dãy số chưa được sử dụng và số cuối không được chồng chéo với các dãy số khác trong cùng chứng từ .
- Change Menu Names: SAP Business One cho phép người dùng thay đổi thuật ngữ hiển thị trên Main menu giúp việc sử dụng phần mềm trở nên thân thiện hơn khi sử dụng các thuật ngữ của doanh nghiệp. Chức năng thay đổi tên này chỉ có hiệu lực khi người dùng không tick vào Permit More than One Document Type per Series được thiết lập ở tab Basic Initialization trong cửa sổ Company Details.
Thiết lập dãy số chứng từ (Series) #
Để khai báo chi tiết dãy số (numbering series), số bắt đầu, số kết thúc của một dữ liệu danh mục/chứng từ, người dùng nhấp đôi chuột trái vào đầu dòng để mở ra cửa sổ Series
Lưu ý: người dùng không thể chỉnh sửa/xóa dãy số Manual của dữ liệu danh mục.
Người dùng có thể khai báo thông tin chi tiết liên quan đến dãy số chứng từ bao gồm: tạo mới, cập nhật, xóa
Lưu ý: để tránh chồng chéo (overlap) với các dãy số khác, người dùng có thể sử dụng tiền tố(prefix), hậu tố (suffix) hoặc kết hợp cả 2 cho dãy số của dữ liệu danh mục.
Name: hiển thị tên của dãy số.
First No., Next No., Last No.: khai báo số đầu tiên, số kế tiếp (hệ thống tự kiểm soát), số cuối của dãy số
String (Prefix, Suffix): khai báo tiền tố/hậu tố để hạn chế việc chồng chéo. Trường hợp của dữ liệu danh mục, tiền tố/hậu tố sẽ là một thành tố trong mã khách hàng/nhà cung cấp/hàng hóa vật tư.
Lưu ý: đối với dãy số dành cho chứng từ: tiền tố/hậu tố chỉ liên quan đến việc in ấn.
Remarks: nhập ghi chú có liên quan đến việc cấu hình dãy số.
Group: chọn nhóm sẽ được sử dụng dãy số. Có thể dùng tính năng này để phân biệt chứng từ giữa các chi nhánh/đội ngũ kinh doanh/…
Lưu ý: cần cấp quyền cho những người dùng cùng nhóm được phép sử dụng dãy số chứng từ, đường dẫn Administration >>> System Initialization >>> Authorizations >>> General Authorizations. Trong cửa sổ Authorizations, quản trị hệ thống có thể cấp / thu hồi quyền đối với những người dùng (user) có liên quan.
Period Ind.: chọn chỉ dấu/dấu hiệu (Period Indicator) của kỳ để liên kết với dãy số chứng từ (Series).
Lưu ý: cột này không xuất hiện khi làm việc ở cửa sổ thiết lập dãy số dành cho dữ liệu danh mục.
Lưu ý cảnh báo: Khi chức năng Multi Branches không được kích hoạt, các JE được cấp số theo dãy số mặc định (Default Series), ngay cả khi công ty đang thiết lập các Period Indicator khác nhau cho dãy số chứng từ (Series) khác nhau. Tuy nhiên, khi bạn tạo JE theo cách thủ công, bạn có thể chọn thủ công bất kỳ Series ưa thích nào.
No. of Digits: khai báo số chữ số. Trường này chỉ có hiệu lực đối với dãy số của dữ liệu danh mục.
Cancellation: chỉ có hiệu lực đối với các dãy số của chứng từ. Chọn mục này để chỉ định dãy số được sử dụng cho loại chứng từ điều chỉnh hủy (Cancellation).
Lưu ý: cả chứng từ bình thường và chứng từ điều chỉnh hủy đều có thể sử dụng dãy số dành cho chứng từ bình thường, nhưng chỉ có chứng từ điều chỉnh hủy mới có thể sử dụng những dãy số dành cho chứng từ điều chỉnh hủy. Do vậy, nếu muốn quản lý chặt chẽ chứng từ điều chỉnh hủy, người dùng nên sử dụng dãy số riêng dành cho chứng từ điều chỉnh hủy.
Lock: chọn mục này để vô hiệu dãy số
Cost Accounting Adjustment Only: chọn mục này để kích hoạt dãy số chỉ dành cho chứng từ điều chỉnh thuộc kế toán quản trị chi phí (Cost Center Transfer). Đây là phiếu hạch toán kế toán đặc biệt (Journal Entry) chỉ dùng để điều chỉnh ghi nhận chi phí giữa các trung tâm phí.
Display Series Linked to Selected Period(s) Indicator: chọn mục này để chỉ hiển thị những dãy số có liên quan đến kỳ kế toán được chọn .
Digital Series: chọn mục này để kích hoạt sử dụng dãy số khởi tạo chứng từ điện tử (electronic documents generation).
Lưu ý: trường này chỉ có hiệu lực khi người dùng kích hoạt chức năng chứng từ điện tử (electronic documents functionality).
