Các chiến dịch tiếp thị cho các giải pháp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) thường nêu bật các khía cạnh của phần mềm nhằm thu hút người mua tiềm năng, chẳng hạn như khả năng đám mây, giá cả cạnh tranh hoặc dữ liệu lớn thông minh kinh doanh (BI). Mặc dù ấn tượng, nhưng những tính năng này không nhất thiết đảm bảo rằng hệ thống ERP đáp ứng nhu cầu của tổ chức của bạn. Xác định các tiêu chí lựa chọn ERP của bạn trước khi so sánh các giải pháp là một hoạt động cần thiết hướng đến quá trình lựa chọn thành công. Một số sự thật đáng ngạc nhiên nhất về việc lựa chọn điểm chuẩn ERP xoay quanh sự thiên vị, trải nghiệm người dùng (UX) và việc tùy biến phần mềm.
Mục lục
Tiêu chí khách quan và Thiên vị chủ quan
Trong một môi trường lý tưởng, tiêu chí lựa chọn ERP sẽ bao gồm các yếu tố hoàn toàn khách quan và có thể đo lường được, có trọng số hoàn hảo để phù hợp với nhu cầu hoạt động của tổ chức bạn. Thật không may, một số tiêu chí lựa chọn hệ thống ERP quan trọng nhất sẽ có xu hướng sai lệch, ngay cả khi dữ liệu bao gồm các con số chính xác.
Thoạt nhìn, một số dữ liệu thị trường dường như cung cấp các khía cạnh có thể định lượng được của việc lựa chọn ERP. Ví dụ, giá của việc triển khai ERP có thể được coi là khách quan vì chi phí cuối cùng của phần mềm sẽ được biểu thị bằng các con số.
Dòng suy nghĩ này là sai lệch. Định giá phần mềm ERP không phản ánh giá trị của việc triển khai, cũng như giá cả không tiết lộ lợi tức đầu tư (ROI) thu được từ hệ thống. Sự phức tạp của câu hỏi về giá trị so với giá cả là một thực tế. Các giải pháp phần mềm ERP đắt nhất không nhất thiết là tốt nhất và các giải pháp ERP ít tốn kém nhất không tự động là tồi tệ nhất. Trên thực tế, câu hỏi về điều tốt nhất hay điều tồi tệ nhất là không thể đo lường một cách khách quan. Một giải pháp lý tưởng là phù hợp cho một tổ chức (tức là tốt nhất) có thể không phù hợp với một tổ chức khác.
Quy mô của nhà cung cấp phần mềm đôi khi được coi là một thước đo hữu ích vì số lượng nhân viên đang làm việc tương quan với tình hình hoạt động của công ty. Nhìn bề ngoài, đây có thể là một tiêu chí khách quan để lựa chọn một hệ thống ERP. Tương tự như giá cả, số lượng nhân viên trong một công ty phần mềm không báo hiệu sự hiện diện của chức năng cụ thể mà bạn yêu cầu, cũng như quy mô của một công ty ERP không chuyển thành phần mềm và hỗ trợ chất lượng cao.
Tính dễ sử dụng & trải nghiệm người dùng cuối
Trong thực tế tính dễ sử dụng không dễ chứng minh được, nhưng tầm quan trọng của trải nghiệm người dùng cuối luôn được coi trọng. Một nghiên cứu về các phương pháp lựa chọn ERP cho thấy tính dễ sử dụng và bảo trì đã tăng từ vị trí thứ 7 lên vị trí quan trọng đầu tiên trong khoảng thời gian ba năm — một sự gia tăng đáng kể về thứ hạng. Trớ trêu thay, trong cùng một khoảng thời gian, giá trị cảm nhận của các nhà tư vấn ERP đã giảm đi đáng kể. từ thứ 8 xuống thứ 18 về mức độ quan trọng, mặc dù thực tế là các nhà tư vấn giỏi giúp hướng dẫn các doanh nghiệp thông qua một loạt các quy trình ra quyết định chủ quan và các giải pháp thân thiện với người dùng.
Giao diện người dùng (UI) và trải nghiệm người dùng (UX) đặt nặng vào khả năng sử dụng và tỷ lệ chấp nhận. Ngay cả ERP nhanh nhất, được đóng gói nhiều chức năng nhất cũng sẽ tụt hậu so với ROI dự kiến nếu người dùng cuối gặp khó khăn trong việc học cách sử dụng phần mềm và thao tác với nó một cách hiệu quả.
Một trong những tính năng ERP sắp tới có thể sẽ được sử dụng là tạo ra các tùy chỉnh dễ dàng được thực hiện bởi người dùng cuối đối với trang tổng quan, báo cáo, trình kích hoạt và màn hình hiển thị. Theo truyền thống, việc tùy chỉnh phần mềm ERP thuộc về các nhà cung cấp phần mềm và lập trình viên của họ, những người phải dành thời gian viết lại và định vị lại mã để đạt được các chức năng tùy chỉnh mong muốn.
Cho phép người dùng cuối tùy chỉnh phần mềm mà không ảnh hưởng đến mã nguồn có thể được thực hiện thông qua công cụ quy tắc hoặc logic nghiệp vụ. Người dùng nhập các trường dữ liệu cần thiết, xác định cách các trường liên kết với nhau và phác thảo các quy tắc xác định các chức năng cụ thể phù hợp với hoạt động kinh doanh.
Các doanh nghiệp hiểu rõ các ngành công nghiệp của họ và các thủ tục kinh doanh cụ thể của họ tốt hơn các công ty cung cấp phần mềm. Do đó, nếu một giải pháp ERP cho phép người dùng cuối tạo các chức năng tùy chỉnh của riêng họ mà không cần thay đổi mã lõi, thì phần mềm sẽ đạt được khả năng sử dụng vượt trội so với các tùy chỉnh đòi hỏi hàng tháng để hoàn thành. Nó cũng tăng tốc độ chấp nhận phần mềm mới của nhân viên, giúp họ dễ dàng chuyển đổi sang “cách làm mới” và đơn giản hóa quá trình đào tạo.
Tùy biến được đánh giá quá cao
Phần lớn các triển khai ERP có một số loại tùy chỉnh — cứ 10 cài đặt ERP thì có đến 7 người bao gồm mã tùy biến. Rất ít, chỉ khoảng 5%, cần những sửa đổi lớn để cải tiến hoàn toàn ứng dụng đã được thiết lập. Trong hầu hết các trường hợp, sẽ có ý nghĩa hơn nếu chọn một hệ thống có các chức năng và tính năng phù hợp tốt với các yêu cầu kinh doanh cụ thể của một người thay vì chọn một hệ thống yêu cầu tùy chỉnh đáng kể để làm cho nó phù hợp. Thực hiện theo các phương pháp hay nhất có nghĩa là chọn một ERP bao gồm các tính năng bạn cần theo tiêu chuẩn: sẽ phục vụ doanh nghiệp của bạn tốt hơn một giải pháp yêu cầu tùy chỉnh.
Mehdi Aftahi, Giám đốc Công nghệ của TEC, nói rằng “các công ty bắt tay vào các dự án triển khai ERP nên lạm dụng các tùy biến ”. Thay vào đó, các tổ chức nên xác định “các yêu cầu quan trọng và duy nhất trước khi mua phần mềm ERP”, điều này đảm bảo rằng “giải pháp được chọn không chỉ phù hợp với các quy trình cụ thể đó mà còn có thể đưa ra các phương pháp hay nhất để cải thiện chúng”.
Chắc chắn, việc tùy chỉnh ERP của bạn vẫn là một lựa chọn có giá trị để đảm bảo rằng phần mềm của bạn làm được những gì bạn cần. Tuy nhiên, các doanh nghiệp nên tập trung vào việc đánh giá nhu cầu của họ, xác định các tiêu chí lựa chọn của họ, sau đó so sánh các tiêu chí đó với các chức năng và tính năng có sẵn do các nhà cung cấp phần mềm cạnh tranh cung cấp để tìm ra phần mềm ERP cho phép thực hành tốt nhất cùng với việc đáp ứng các yêu cầu của họ, điều chỉnh các quy trình để tạo điều kiện tương thích.
Nguồn: Lược dịch từ ERPNews
[monsterinsights_popular_posts_inline]
