Trưởng dự án phải đề phòng các rủi ro tiềm ẩn khác nhau đối với các dự án triển khai ERP, bao gồm chi phí vượt mức, mất nhân viên chủ chốt trong nhóm triển khai và rủi ro về lịch trình. Một nguy cơ tiềm ẩn quan trọng khác là hiện tượng gia tăng phạm vi dự án, xảy ra khi các thành viên trong nhóm bổ sung quá nhiều tính năng chưa thật sự cần thiết và có thể ảnh hưởng tiêu cực đến việc triển khai ERP.
Phạm vi thay đổi có thể dẫn đến tăng chi phí, bị trễ thời hạn và có thể xảy ra tình trạng dự án không đáp ứng được các yêu cầu đã được phê duyệt. Các nhà lãnh đạo dự án phải thực hiện các bước phòng ngừa, bao gồm xác thực các yêu cầu và theo dõi các tính năng chính, để tránh phạm vi bị ảnh hưởng và khả năng xảy ra thất bại trong triển khai.
Mục lục
Gia tăng phạm vi là gì?
Tình trạng gia tăng phạm vi xảy ra khi các thành viên trong nhóm thực hiện thêm các tính năng và chức năng bổ sung vào dự án triển khai sau khi phê duyệt phạm vi dự án.
Một triển khai ERP điển hình bao gồm một danh sách các yêu cầu đã được phê duyệt , trong đó phác thảo các tính năng đã được định trước. Rủi ro phạm vi thường xảy ra do một thành viên trong nhóm triển khai nghĩ ra ý tưởng để làm cho sản phẩm cuối cùng tốt hơn hoặc muốn triển khai chức năng mới. Gia tăng phạm vi thường làm tăng chi phí, tăng thêm rủi ro cho dự án và kéo dài tiến độ.
Một số thay đổi về phạm vi có thể cần thiết khi quá trình triển khai tiến triển và nhóm thực hiện học được thông tin mới, nhưng các nhà lãnh đạo dự án phải kiểm soát phạm vi dự án bổ sung để đảm bảo việc triển khai tiếp tục.
Làm thế nào để ngăn ngừa gia tăng phạm vi
Các nhà lãnh đạo dự án triển khai nên thực hiện các bước khác nhau để tránh phạm vi bị ảnh hưởng tiêu cực. Chúng bao gồm những điều sau đây.
-
Xác thực các yêu cầu trước khi thực hiện
Các nhà lãnh đạo dự án nên yêu cầu các bên liên quan chính xem xét các yêu cầu trước khi chúng được phê duyệt và các nhà lãnh đạo dự án nên đảm bảo danh sách các yêu cầu đã được phê duyệt bao gồm tất cả các nhu cầu. Đối tác triển khai cũng nên xem xét các yêu cầu, vì kinh nghiệm trước đây của họ có thể giúp họ xác định bất kỳ điều gì còn thiếu.
-
Xác định quy trình để thêm các tính năng mới
Quy trình thêm các tính năng mới nên bao gồm một biểu mẫu có thể giúp thu thập tất cả dữ liệu có liên quan. Trước khi đánh giá chính thức tính năng mới. Nhóm triển khai có thể sử dụng một bước tạm thời để tiến hành phân tích chi tiết và ước tính nỗ lực cần thiết để triển khai tính năng mới. Bước tạm thời này chỉ nên thực hiện đối với các tính năng mà nhóm đang xem xét để triển khai hiện tại, vì việc phát triển phân tích và ước tính chi tiết đòi hỏi thời gian và nỗ lực.
Sau đó, nhóm thực hiện nên xem xét yêu cầu để đánh giá mức độ nghiêm trọng của tính năng, chi phí bổ sung, tác động lịch trình và rủi ro có liên quan đến dự án. Các thành viên trong nhóm nên kiểm tra rủi ro của việc không triển khai tính năng, cũng như rủi ro của việc thêm nhiều chức năng hơn trong quá trình triển khai ERP.
Các thành viên trong nhóm cũng có thể xem xét bất kỳ yếu tố nào có thể làm giảm rủi ro, chẳng hạn như trì hoãn các tính năng khác, ít quan trọng hơn.
-
Xây dựng các mốc thời gian rõ ràng
Trưởng dự án nên tạo ra các mốc thời gian rõ ràng cho dự án để các thành viên trong nhóm thực hiện hiểu được những thách thức của việc thêm phạm vi vào dự án. Dòng thời gian cho các thành viên trong nhóm biết nhiệm vụ sắp tới của họ và chứng minh rằng việc thêm các tính năng mới có thể ảnh hưởng tiêu cực đến các mốc quan trọng.
-
Thiết lập giao tiếp cởi mở
Các nhà lãnh đạo dự án nên đảm bảo các đường dây liên lạc của nhóm thực hiện luôn sẵn sàng. Làm như vậy sẽ tăng cơ hội các thành viên trong nhóm thảo luận về các tính năng mới tiềm năng với đúng người và đúng thành viên trong nhóm đánh giá chúng.
Người lãnh đạo dự án cũng nên đảm bảo việc trao đổi thường xuyên, cởi mở xảy ra trong nhóm dự án về tiến độ giai đoạn và tiến độ tổng thể của dự án. Làm như vậy giúp các thành viên nhóm thực hiện hiểu rõ hoàn cảnh hiện tại và cân nhắc việc bổ sung các tính năng mới vào giai đoạn hiện tại hay trì hoãn đến thời gian phù hợp hơn.
-
Thường xuyên thảo luận về các ưu tiên
Các tổ chức thường bắt đầu triển khai ERP vì các nhà lãnh đạo công ty đã quyết định hệ thống mới là ưu tiên chiến lược. Những lý do để thực hiện có thể bao gồm việc hợp lý hóa các quy trình, giảm chi phí và cải thiện khả năng báo cáo.
Các thành viên trong nhóm triển khai nên thường xuyên thảo luận về lý do tại sao hệ thống ERP mới lại quan trọng đối với tổ chức để mọi người đều rõ lý do triển khai. Làm như vậy giúp nhóm ưu tiên các yêu cầu mới khi chúng phát sinh và đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm chỉ thêm các thay đổi quan trọng và thực sự cần thiết vào danh sách yêu cầu.
-
Theo dõi các yêu cầu mới tiềm năng
Việc triển khai ERP lớn thường bao gồm nhiều hơn một giai đoạn, vì vậy các nhà lãnh đạo dự án nên thêm các yêu cầu mới, chưa được phê duyệt vào một giai đoạn trong tương lai thay vì loại bỏ tất cả các đề xuất của thành viên trong nhóm khi dự án bắt đầu triển khai. Làm như vậy đảm bảo các nhà lãnh đạo dự án sẽ không bị mất dấu các yêu cầu mới và họ có thể bắt đầu lập kế hoạch cho các giai đoạn tương lai với các yêu cầu cụ thể ngay từ sớm. Việc này giúp ích nhiều để cải thiện chức năng hệ thống ERP dài hạn tổng thể cho tổ chức.
-
Kết hợp với thời gian biểu
Bất chấp các đánh giá và phê duyệt yêu cầu, nhóm dự án vẫn có thể cần triển khai bổ sung các tính năng quan trọng trong suốt dự án. Vì vậy người lãnh đạo dự án có thể muốn phân bổ thời gian trong lịch trình để xử lý các nhu cầu đột xuất. Các nhà lãnh đạo nên quản lý thời gian này một cách cẩn thận để đảm bảo nhóm không sử dụng hết thời gian chưa được phân bổ sớm trong dự án.
Nguồn: TechTarget
