Với sự trợ giúp của các giải pháp ERP, người dùng có thể tự động hóa, tích hợp và tạo khả năng hiển thị rõ ràng hơn về cách các quy trình kinh doanh đang hoạt động, đồng thời loại bỏ sự tràn lan của các công cụ CNTT không cần thiết. Mặc dù có tất cả những lợi ích của ERP, các doanh nghiệp gặp phải những rủi ro nhất định khi họ đầu tư vào ERP mà không có kiến thức đầy đủ về những gì công cụ này có thể làm, cách nó nên được thiết lập và sử dụng. Cân nhắc các ưu và nhược điểm của phần mềm ERP đảm bảo rằng các tổ chức đầu tư đúng thời gian, chi phí, con người và nguồn lực vào việc lựa chọn một giải pháp hiệu quả.
Mục lục
Ưu điểm của việc triển khai giải pháp ERP
Nền tảng ERP cung cấp nhiều hiệu quả khác nhau cho các doanh nghiệp, với chất lượng và quản lý dữ liệu được cải thiện, tăng cường cộng tác và tích hợp ứng dụng mới để đơn giản hóa quy trình làm việc
Chất lượng dữ liệu và tiêu chuẩn hóa quy trình
Hầu hết các trường hợp của phần mềm ERP đều dựa trên cơ sở dữ liệu lớn nguồn chân lý duy nhất, lấy dữ liệu từ các ứng dụng kinh doanh đã được tích hợp vào ERP.
Việc lưu trữ tài liệu và hồ sơ người dùng khác nhau ở một nơi không chỉ giúp điều hướng và khả năng hiển thị quản trị dễ dàng hơn mà còn cải thiện chất lượng dữ liệu và tiêu chuẩn hóa quy trình. Người dùng có thể bắt và sửa các lỗi dữ liệu đã phổ biến trong một ứng dụng hoặc quy trình của bộ phận dựa trên các bộ dữ liệu được chuẩn hóa trong ERP.
Tuân thủ và kiểm soát hành chính
Nhiều nền tảng ERP bao gồm hỗ trợ quản lý chính sách tự động và một số bao gồm hỗ trợ cụ thể cho các quy định như GDPR. Khả năng kiểm soát và khả năng hiển thị quản trị cao hơn đối với các ứng dụng, dữ liệu và quy trình làm việc của doanh nghiệp giúp nhóm doanh nghiệp dễ dàng duy trì bảo mật, đánh giá hiệu suất, kiểm tra hoạt động và đáp ứng các yêu cầu tuân thủ .
Giao tiếp tốt hơn giữa các nhóm và quy trình làm việc
ERP cung cấp dữ liệu mới và cơ hội chia sẻ quy trình giữa các phòng ban. Các bộ phận nhận được nhiều khả năng hiển thị hơn về cách các nhóm khác sử dụng công cụ của họ ngay sau khi chúng được tích hợp vào nền tảng. Với chiến lược phù hợp, các nhà lãnh đạo của công ty bạn sẽ có thể xác định các quy trình kém hiệu quả trong một nhóm và sắp xếp lại chúng thành các quy trình hiệu quả hơn trong nhóm khác do khả năng hiển thị mà ERP bẩm sinh mang lại.
Giảm chi phí dài hạn và công cụ
Chi phí ban đầu cho ERP có thể cao. Tuy nhiên, việc sử dụng nền tảng ERP thường làm giảm sự tràn lan của công cụ rời rạc, nhu cầu khối lượng công việc cho các công cụ kế thừa và số lượng nhân viên cho một số loại công việc có thể được tự động hóa.
Về lâu dài, các công ty thường tiết kiệm tiền và đơn giản hóa các ngăn xếp công cụ CNTT của họ. Theo một nghiên cứu gần đây của Ultra Consultants và Mint Jutras , 82% các công ty có lịch trình ROI dự kiến cho ERP đã đáp ứng hoặc vượt quá mục tiêu về thời gian ROI của họ.
Báo cáo và thông tin kinh doanh toàn diện hơn
Việc hợp nhất các ứng dụng, dữ liệu và quy trình công việc của doanh nghiệp vào một nền tảng giúp việc báo cáo chính xác, tổng thể dễ dàng hơn. Do đó, các bộ phận có thể hiểu rõ hơn về các chỉ số ứng dụng kinh doanh của họ và diễn giải dữ liệu đó để thông báo cho các mục tiêu trong tương lai của toàn công ty.
Nâng cao trải nghiệm khách hàng
Lợi ích của ERP giúp tăng cường tự động hóa và cải thiện chất lượng dữ liệu trên nhiều loại dữ liệu khác nhau, bao gồm cả hồ sơ khách hàng. Chúng cũng thường bao gồm hoặc tích hợp với CRM. Kiến thức về dữ liệu khách hàng tốt hơn và các tính năng tập trung vào khách hàng sẽ cải thiện cách khách hàng tương tác và nhận thông tin liên lạc từ công ty.
Hiệu quả và tự động hóa trong các vòng đời hoạt động
Trang tổng quan được đơn giản hóa, trực quan hóa dữ liệu, tự động hóa và các tính năng khác trong ERP giúp các bộ phận và vai trò khác nhau hiểu và tối ưu hóa hoạt động của họ dễ dàng hơn.
Quyền truy cập phần mềm dành riêng cho ngành
ERP thường cung cấp các mô-đun dành riêng cho ngành có thể tăng hiệu quả và sự tuân thủ cho các nhu cầu của một ngành nhất định. Một số ngành thường làm việc với các hệ thống và mô-đun ERP dành riêng cho ngành bao gồm sản xuất , thương mại, chăm sóc sức khỏe và dịch vụ .
Nhược điểm của việc triển khai một giải pháp ERP
Những vấn đề lớn nhất mà các công ty gặp phải khi bắt đầu với giải pháp ERP là đánh giá thấp phạm vi công việc thực tế và không nghiên cứu đầy đủ về thời gian và chi phí để thiết lập một hệ sinh thái ứng dụng doanh nghiệp phù hợp.
Chi phí ban đầu của nền tảng
Nền tảng ERP hầu như luôn đắt tiền, đặc biệt là đối với các công ty có nhiều phòng ban, nhu cầu lưu trữ dữ liệu và nhu cầu phân hệ khác nhau. Nhiều công ty báo cáo rằng chi phí thực hiện cao gấp ba đến bốn lần so với ngân sách ban đầu.
Chi phí hỗ trợ triển khai của bên thứ ba
Rất ít công ty có đủ chuyên môn nội bộ để thiết lập phần mềm ERP của họ theo đúng cách họ muốn nó hoạt động, vì vậy họ dựa vào các đối tác tư vấn để giúp họ triển khai công cụ này. Các khoản phí của các đối tác này có thể tăng lên nhanh chóng, đặc biệt là khi họ phát hiện ra nhu cầu nền tảng mới và kéo dài thời gian.
Sự phức tạp của tùy chỉnh mô-đun
ERP thường rất dễ tùy chỉnh, nhưng tùy chỉnh vô tội vạ làm ảnh hưởng đến hiệu suất tổng thể của nền tảng. Một lần nữa, điều quan trọng là phải làm việc với các chuyên gia hỗ trợ hoặc nhà tư vấn bên thứ ba, những người chuyên về loại triển khai này.
Quá trình triển khai và thực hiện kéo dài
Bởi vì ERP thường được thiết kế để đáp ứng chính xác những gì doanh nghiệp cần, nên mất nhiều thời gian để tùy chỉnh và thiết lập ERP để triển khai ban đầu. Nhiều công ty cảm thấy thất vọng vì quá trình này kéo dài hơn mong đợi, và nhiều công ty đánh giá thấp thời gian và lao động cần thiết trước khi vận hành chính thức. Các vấn đề lớn nhất về thời gian và chi phí thường xảy ra do các nhóm triển khai nội bộ đánh giá thấp phạm vi công việc và các tùy chỉnh cần thiết.
ERP có đáng để triển khai ở công ty bạn?
Quá trình triển khai ERP của doanh nghiệp, sẽ luôn có những lợi ích và các rủi ro không mong muốn phát sinh trong quá trình này. Ưu điểm thường vượt trội hơn tất cả nhược điểm, đặc biệt là khi công ty đưa ra quyết định chu đáo về giải pháp ERP họ cần. Lựa chọn ERP phù hợp và triển khai nó thành công có thể là một thách thức, nhưng các doanh nghiệp luôn sẵn sàng cung cấp nhiều nguồn lực để đảm bảo họ thấy được tất cả những lợi ích của ERP trong dài hạn.
Nguồn: CIOinsight
