Giống như mọi doanh nghiệp đều có những nhu cầu và thách thức riêng, mọi hệ thống ERP đều đáp ứng những nhu cầu và thách thức đó theo những cách khác nhau. Khi một công ty bắt đầu nghiên cứu phần mềm ERP, họ muốn một giải pháp sẽ bắt đầu thu được lợi ích càng sớm càng tốt và phục vụ tốt cho công ty trong nhiều năm tới.
Bài viết này phác thảo các bước chính mà các tổ chức cần thực hiện để đảm bảo họ chọn đúng hệ thống ERP và phương pháp triển khai phần mềm và quy trình được điều chỉnh theo các vấn đề, nhu cầu, kỹ năng, tài nguyên và ngành của họ.
Mục lục
Xác định các vấn đề đang gặp phải
Khi một công ty có kế hoạch triển khai một hệ thống ERP mới, họ có thể biết tại sao việc triển khai đó là cần thiết. Tuy nhiên, ở giai đoạn đầu của quá trình này, ngay cả những người có đầy đủ thông tin nhất cũng có thể không lường trước được tất cả các vấn đề mà tổ chức của họ thực sự phải đối mặt. Điều này đặc biệt đúng nếu các tổ chức đó dựa vào các phần mềm rời rạc, lỗi thời và cố gắng ghép lại với nhau ở vài quy trình tuy nhiên vẫn không thể giúp mọi thứ được liên thông với nhau. Từ đó tạo ra các ngăn cách về dữ liệu, quy trình và ngăn cản các nhóm cộng tác hiệu quả.
Việc chọn một hệ thống ERP mà không vạch ra các nhu cầu hiện tại và dự kiến trong tương lai của doanh nghiệp là một rủi ro có thể khiến các công ty phải gánh chịu việc triển khai ERP tốn kém, lãng phí thời gian mà không giải quyết được các vấn đề gốc rễ. Nhưng điều này không nhất thiết phải xảy ra.
Chìa khóa cho sự thành công lâu dài của việc triển khai ERP là giao tiếp hiệu quả và sớm. Trong khi nghiên cứu các hệ thống có sẵn, điều quan trọng là phải nói chuyện với nhân viên về các vấn đề họ đang gặp phải với các quy trình quản lý kinh doanh hiện tại của công ty.
Để hiểu rõ hơn và xác định chính xác những vấn đề này, những người ra quyết định kinh doanh và CNTT nên gặp trực tiếp các trưởng bộ phận hoặc thậm chí trong ‘nhóm dự án’. Họ cũng có thể xem xét thực hiện một cuộc khảo sát trên toàn công ty, để mọi người, bất kể cấp bậc, bộ phận có thể chia sẻ những khó khăn hiện tại của họ và đề xuất các biện pháp khắc phục.
Sự ủng hộ của tổ chức là rất quan trọng đối với sự thành công của việc triển khai ERP. Vì vậy, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng tiếng nói của nhân viên được lắng nghe, các vấn đề gốc và điểm yếu được xem xét và ghi lại, đồng thời hệ thống được chọn có thể giải quyết các vấn đề đó một cách nhất quán, có ý nghĩa.
Xem lại hiện trạng công nghệ hiện có
Điều này phù hợp chặt chẽ với việc xác định các vấn đề. Ở giai đoạn này, các doanh nghiệp nên kiểm tra cẩn thận hạ tầng công nghệ hiện có của mình, đặt các câu hỏi như:
Điều gì hiệu quả, điều gì không hiệu quả và hệ thống phần mềm mới sẽ giải quyết được những gì? Các hệ thống đang nhắm đến có các chức năng mà công ty cần bây giờ và sẽ cần trong tương lai không, và có thể tăng hoặc giảm quy mô theo doanh nghiệp không? Những vấn đề bảo mật nào cần được giải quyết và mức độ hỗ trợ kỹ thuật được cung cấp?
Câu trả lời cho những câu hỏi này sẽ giúp các công ty xác định phần mềm nào nên được giữ lại và được thay thế. Có thể tất cả các ứng dụng sẽ cần phải được thay thế để công ty tiếp tục dẫn đầu trong thị trường thay đổi nhanh chóng và có nhịp độ nhanh như hiện nay. Đừng ngạc nhiên nếu điều đó xảy ra và chuẩn bị trước để sử dụng tài nguyên cho phù hợp.
Xem xét tài nguyên và thiết lập ngân sách
Trước khi bắt tay vào hành trình triển khai ERP, các công ty phải tính đến các nguồn lực của họ: con người, thời gian và tiền bạc.
Các tổ chức nên xem xét nhân viên nào sẽ là một phần của nhóm triển khai ERP và lượng thời gian có thể dành để hoàn thành triển khai ERP . Chi phí cũng là một yếu tố chính và các công ty nên tính toán số tiền họ có thể chi. Chia chi tiêu thành các loại: bản quyền, hạ tầng công nghệ, triển khai, bảo trì hàng năm phát sinh từ việc triển khai. Những chi phí này có thể bao gồm chi phí thay đổi phần cứng và cơ sở vật chất, bảo mật và bảo trì, nhân sự cũng như tích hợp với các ứng dụng của bên thứ ba.
Các nhà lãnh đạo doanh nghiệp cũng sẽ quan tâm đến lợi tức đầu tư (ROI) mà việc triển khai ERP có thể mang lại. Sau khi phân định chi phí dự kiến, bạn nên ước tính ROI đó trước thời hạn . Điều này sẽ cung cấp cho mọi người một bức tranh đầy đủ hơn về lợi ích mà đầu tư ERP có thể mang lại, và cuối cùng, nó sẽ giúp xác định hệ thống ERP nào là tốt nhất cho công ty.
Chọn tùy chọn lưu trữ ERP và khả năng truy cập
Khi thiết kế ngân sách và tính toán ROI, một câu hỏi quan trọng cần đặt ra là: ‘ Hệ thống ERP sẽ được triển khai như thế nào ?’ Phần mềm ERP thường được lưu trữ theo một trong ba cách.
SaaS (Cloud based – Dựa trên đám mây) : Nhà cung cấp phần mềm chịu trách nhiệm bảo mật, bảo trì, cập nhật và lưu trữ hệ thống ERP trên các máy chủ của chính họ.
Đám mây riêng (On Premise – Tại chỗ) : Công ty đang triển khai hệ thống ERP chịu trách nhiệm bảo mật, bảo trì, cập nhật và lưu trữ phần mềm trên các máy chủ của chính họ.
Kết hợp (Hybrid): Nhà cung cấp ERP và công ty triển khai hệ thống ERP chia sẻ trách nhiệm bảo mật, bảo trì, cập nhật và lưu trữ phần mềm.
Tùy chọn triển khai mà doanh nghiệp chọn xác định chi phí liên tục của hệ thống ERP. Giấy phép SaaS loại bỏ hầu hết các chi phí liên tục vì phần lớn trách nhiệm thuộc về nhà cung cấp. Tuy nhiên, trong tình huống đám mây riêng, công ty triển khai phần mềm phải trả tiền để giữ an toàn cho dữ liệu của mình, duy trì các máy chủ vật lý cũng như thuê, triển khai và đào tạo đủ nhân viên CNTT để giữ cho phần mềm hoạt động trơn tru.
Các hệ thống ERP khác nhau cũng đi kèm với các mức độ tiếp cận dữ liệu khác nhau. Để các doanh nghiệp hoạt động trong thị trường ngày nay, họ phải nhanh nhẹn và kết nối. Và, để các doanh nghiệp trở nên linh hoạt và kết nối, mọi nhân viên – dù ở văn phòng chính, văn phòng hỗ trợ, hiện trường hay từ xa đều phải có quyền truy cập vào dữ liệu lịch sử và thời gian thực mà họ cần để thực hiện công việc của mình. Hãy ghi nhớ điều này khi nghiên cứu và đánh giá các lựa chọn ERP. Nếu một giải pháp quản lý doanh nghiệp không cung cấp mức truy cập dữ liệu này hoặc tính thêm phí để truy cập vào dữ liệu lịch sử, thì đó có thể không phải là giải pháp phù hợp cho một công ty hiện đại, được chuyển đổi kỹ thuật số.
Đáp ứng các nhu cầu cụ thể của ngành
Không có doanh nghiệp nào là một hòn đảo. Mỗi người được gắn với các quy định và yêu cầu của ngành công nghiệp của mình. Hãy tính đến những nhu cầu này và chọn một hệ thống ERP có các công cụ giúp doanh nghiệp duy trì việc tuân thủ quy định theo tiêu chuẩn ngành và có các chức năng tích hợp để quản lý, hợp lý hóa và giao tiếp với các điểm tiếp xúc trong chuỗi cung ứng.
Cũng nên chọn hệ thống ERP được thiết kế để cung cấp cái nhìn 360° về một tổ chức – bao gồm dữ liệu cho từng thương hiệu, địa điểm, thực thể, nhà cung cấp và khách hàng của công ty.
Tốt hơn là, một hệ thống ERP như vậy sẽ được thiết kế dành riêng cho ngành mà người dùng của nó hoạt động. Nhiều nhà cung cấp ERP đã phát triển các phiên bản dành riêng cho ngành của bộ phần mềm của họ. Việc xem xét các tùy chọn được thiết kế đặc biệt này có thể giúp các công ty thu hẹp danh sách các hệ thống ERP có sẵn và chọn phần mềm phù hợp với quy trình và quy trình làm việc của họ.
