Các thiết lập chung (General Settings – BP)

Thẻ BP

Dùng để chỉ định các thiết lập mặc định cho đối tác được khai báo trong hệ thống SAP Business One. Đặt các giới hạn cho khách hàng và bật cơ chế phân quyền theo chứng từ

Customer Activity Restrictions

Có thể hạn chế việc tạo chứng từ bán hàng và phát cảnh báo tùy theo các tham số sau:

• • Credit Limit: kiểm tra giới hạn nợ khi lưu chứng từ bán hàng gây nên trạng thái vượt giới hạn công nợ (Credit Limit). Giới hạn công nợ được khai báo trong thẻ Payment Terms ở cửa sổ Business Partner Master Data).

Cảnh báo xuất hiện khi số dư tài khoản khách hàng + số tiền trên chứng từ hiện tại vượt quá số tiền Credit Limit.

• • Commitment Limit: kiểm tra giới hạn nợ khi lưu chứng từ bán hàng gây nên trạng thái vượt giới hạn cam kết (Commitment Limit). Giới hạn cam kết được khai báo trong thẻ Payment Terms ở cửa sổ Business Partner Master Data).

Cảnh báo xuất hiện khi số dư tài khoản khách hàng + tổng số tiền trên séc chưa được ký gửi – tổng số tiền séc của khách hàng được sử dụng để thanh toán bằng cách ký hậu + số tiền trên chứng từ hiện tại vượt quá giới hạn cam kết.

• • Consider Deliveries Balance: kiểm tra số dư của các phiếu giao hàng (Delivery) đang ở trạng thái Open.

Một khi bạn đã chọn các tùy chọn trên, chọn loại chứng từ muốn hệ thống kiểm soát và phát cảnh báo:

• • A/R Invoice
  • Delivery
  • Sales Order
  • Pick List

Những thiết lập này sẽ có hiệu lực ngay lập tức và áp dụng cho toàn bộ người dùng.

Set Commission by

Khai báo cách tiền hoa hồng được tính. Tiền hoa hồng được tính dựa trên nhân viên kinh doanh (Sales Employee), hàng hóa (Item), hoặc khách hàng (Customer) trong chứng từ.

Chọn một hoặc nhiều tùy chọn để tính tiền hoa hồng. Thiết lập này ảnh hưởng đến nơi bạn có thể chỉ định tỷ lệ phần trăm hoa hồng bán hàng, nhưng không tự động tính toán bất kỳ giao dịch có phát sinh hoa hồng nào.

Bạn có thể thay đổi thiết lập này bất kỳ lúc nào.

Approval Process

Kích hoạt chức năng quy trình phê duyệt (Approval Process) trong quá trình tạo các chứng từ mua, bán, xuất nhập kho.

• • Enable Approval Process in DI: bật quy trình phê duyệt trong Data Interface (DI).
  • Enable Updating the Document Generated/Updated by Approval Process: cho phép cập nhật chứng từ đã được tạo hoặc cập nhật bởi quy trình phê duyệt.
  • Enable Originator to Update the Document Draft in Pending/Approved Status: cho phép người khởi tạo (originator) cập nhật chứng từ đang đợi duyệt hoặc đã được duyệt bởi người duyệt.
  • Enable Authorizer to Update Document Draft in Pending Status: cho phép người duyệt cập nhật chứng từ đang đợi duyệt.

Khuyến nghị

Bạn có thể hủy kích hoạt quy trình phê duyệt tương ứng khi không cần nữa. Chúng tôi khuyến nghị bạn nên hoàn tất các quy trình phê duyệt trước khi vô hiệu các hộp kiểm. Một khi thiết lập bị vô hiệu, quy trình phê duyệt sẽ không áp dụng cho các quy trình phê duyệt dang dở.

Default Payment Term for Customer

Chọn điều khoản thanh toán (Payment Term) mặc định được gán cho khách hàng mới.

Default Payment Term for Vendor

Chọn điều khoản thanh toán (Payment Term) mặc định được gán cho nhà cung cấp mới.

Default Payment Method for Customer

Chọn phương pháp thanh toán cho khách hàng mới.

Default Payment Method for Vendor

Chọn phương pháp thanh toán cho khách hàng mới.

Submit Credit Vouchers

Xác định phương thức ký thác ngân hàng (deposit) chứng từ thẻ tín dụng:

• • Automatically– xác định ngày đến hạn trong giao dịch của khoản ký thác chứng từ thẻ tín dụng giống với ngày đến hạn trong chứng từ thu thanh toán (Incoming Payment).
  • Manually– xác định ngày đến hạn trong giao dịch của khoản ký thác chứng từ thẻ tín dụng được lấy từ chứng từ tiền gửi (deposit document).

Khi được sửa đổi, thiết lập này có hiệu lực ngay lập tức và áp dụng cho tất cả người dùng.

Default Dunning Term for Customer

Chỉ định điều khoản thúc nợ (Dunning Term) mặc định sẽ được gán cho khách hàng mới. Khi được sửa đổi, thiết lập này được cập nhật cho công ty, cho tất cả người dùng.

Use Shipped Goods Account for Customer

Chọn hộp kiểm này để bật chức năng hạch toán (Posting) sử dụng tài khoản trung gian giao hàng (Shipped Goods Account).

Tình huống kinh doanh: khi thời điểm xuất kho khác và hóa đơn khác kỳ kế toán, giá vốn hàng bán và doanh thu sẽ được ghi nhận ờ 2 kỳ khác nhau >>> vi phạm nguyên tắc phù hợp. Do vậy, chọn phương pháp ghi nhận vào tài khoản trung gian giao hàng tại thời điểm xuất kho và sau đó hệ thống ghi nhận cả doanh thu và giá vốn hàng bán tại thời điểm xuất hóa đơn sẽ đúng với nguyên tắc phù hợp trong tình huống này.

Một khi đã chọn hộp kiểm này, hộp kiểm Use Shipped Goods Account ở thẻ phụ General của thẻ Accounting trong cửa sổ chức năng Business Partner Master Data sẽ được chọn làm mặc định khi thêm mới khách hàng.

Ghi chú: hộp kiểm này chỉ có trong hệ thống sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên.

Display Inactive Business Partners in Reports

Chọn hoặc bỏ chọn hộp kiểm này để hiển thị hoặc ẩn đối tác bị vô hiệu trong các báo cáo.

Display Inactive Business Partners in Marketing Documents

Chọn hoặc bỏ chọn hộp kiểm này để hiển thị hoặc ẩn đối tác bị vô hiệu trong các chứng từ mua bán.

Display Inactive Contact Persons in Business Partner Master Data

Chọn hoặc bỏ chọn hộp kiểm này để hiển thị hoặc ẩn người liên hệ bị vô hiệu trong the Contact Person của cửa sổ Business Partner Master Data.

Allow Updating Address ID

Cho phép cập nhật mã của địa chỉ

Enable Data Ownership

Chọn hộp kiểm để bật tính năng quản lý quyền sỡ hữu dữ liệu (Data Ownership Management).

Manage Data Ownership By

Trường này chỉ khả dụng nếu bạn đã chọn hộp kiểm quyền sở hữu dữ liệu. Bạn có thể quản lý quyền sở hữu dữ liệu theo các cách sau:

• Document Only

Quản lý quyền sở hữu dữ liệu trên từng chứng từ. Nghĩa là, chủ sở hữu (owner) được xác định trực tiếp cho các loại chứng từ khác nhau. Quyền sở hữu được xác định bởi chủ sở hữu chứng từ.

• Business Partner Only

Quản lý quyền sở hữu dữ liệu trên từng đối tác kinh doanh (Business Partner). Đó là, chủ sở hữu được xác định cho các đối tác kinh doanh. Quyền sở hữu của các tài liệu được xác định bởi chủ sở hữu của đối tác kinh doanh mà các chứng từ được tạo ra.

• Business Partner and Document

Khi đối tác kinh doanh có chủ sở hữu thì quyền sở hữu tài liệu được xác định bởi chủ sở hữu của đối tác kinh doanh được sử dụng trong chứng từ đó; Khi đối tác kinh doanh không có chủ sở hữu, quyền sở hữu của chứng từ được xác định bởi chủ sở hữu chứng từ.

• Branch

Quản lý quyền sở hữu dữ liệu theo chi nhánh. Nghĩa là, quyền truy cập của người dùng vào chứng từ, đối tác kinh doanh, báo cáo và thông tin tài khoản kế toán được phân quyền thông qua chỉ định chi nhánh của từng người dùng. Ví dụ: người dùng chỉ có thể truy cập đối tác kinh doanh nếu cả người dùng và đối tác kinh doanh đều được gán cùng chi nhánh. Quyền sở hữu dữ liệu theo chi nhánh không áp dụng cho người dùng cao cấp (Superuser) hoặc những người dùng khác khi Ignore Data Ownership được bật.

Ghi chú

• • Đối với Purchase Requests, quyền sở hữu dữ liệu được quyết định trực tiếp bởi chủ sở hữu chứng từ.
  • Đối với Blanket Agreement, quyền sở hữu dữ liệu không được quyết định bởi chủ sở hữu được xác định trên đó, mà là chủ sở hữu của đối tác kinh doanh mà Blanket Agreements được tạo ra.

Allow BP Without an Owner

Trường này chỉ xuất hiện khi bạn đã chọn Business Partner Only trong danh sách thả xuống của Manage Data Ownership By. Chọn hộp kiểm này để cho phép các đối tác kinh doanh không cần khai báo chủ sở hữu.

Blanket Agreements

Khai báo các thiết lập liên quan đến hợp đồng nguyên tắc (Blanket Agreements).

• Allow Multiple Blanket Agreements for Same Period

Chọn hộp kiểm này để bật cho phép ngày chồng lấn cho nhiều hợp đồng nguyên tắc.

• Enable Updating Unit Price /Planned Quantity /Planned Amount in Blanket Agreement with Linked Documents

Chọn hộp kiểm này đê bật cho phép cập nhật Unit Price /Planned Quantity /Planned Amount của hợp đồng nguyên tắc sau khi đã có chứng từ liên kết với hợp đồng nguyên tắc.

Hộp kiểm có hiệu lực theo những quy tắc sau:

• • Hộp kiểm này chỉ cho phép cập nhật các trường đó khi trạng thái hợp đồng nguyên tác là tạm dừng (On Hold).
  • Cập nhật không được áp dụng cho các dòng đã đóng (Closed).

Enable Filtering Mechanism by Branch

Chọn hộp kiểm này để kích hoạt tính năng lọc theo chi nhánh. Nếu công ty của bạn được thiết lập để hoạt động với Multi branches, thì bạn có thể lọc theo chi nhánh các chứng từ và danh mục hàng hóa vật tư (Item Master Data). Bạn sẽ chỉ thấy các đối tác kinh doanh, mặt hàng và giao dịch được chỉ định cho cùng một chi nhánh mà bạn được chỉ định. Các dữ liệu khác sẽ được lọc ra.

Set Default Price List in General Settings instead of in Payment Terms

Chọn hộp kiểm này để thiết lập bảng giá (Price Lists) mặc định cho khách hàng và nhà cung cấp tạo mới. Sau khi chọn hộp kiểm này, 2 tùy chọn xuất hiện bao gồm:

Default Price List for Customer: thiết lập bảng giá mặc định cho khách hàng

Default Price List for Vendor: thiết lập bảng giá mặc định cho nhà cung cấp

Theo đó bảng giá trong cửa sổ Payment Terms – Setup được ẩn, và sẽ không xuất hiện cùng với Payment Terms nữa.

Nếu bạn không chọn hộp kiểm, hệ thống sẽ lấy bảng giá mặc định trong cửa sổ Payment Terms – Setup. Đây là cách hoạt động ở các phiên bản trước.