Thiết lập chỉ dấu/dấu hiệu của kỳ kế toán (period indicators) #
Sử dụng Period Indicators để liên kết số chứng từ (Numbering Series) với kỳ kế toán (Posting Periods). Để mở cửa sổ thiết lập này: Administration >>> Setup >>> Financials >>> Period Indicators
Lưu ý: Nếu không sử dụng Numbering Series thì có thể bỏ qua bước cấu hình này.
Thiết lập kỳ kế toán (Posting Periods) #
Thiết lập này nhằm định nghĩa các thông tin liên quan đến ngày hợp lệ của năm, quý, tháng trong quá trình vận hành hệ thống. Để mở cửa sổ thiết lập này: Administration >>> System Initialization >>> Posting Periods
- Tùy chọn Create New Periods with ‘Due Date To’ in Next Financial Year để có thể thiết lập ngày Due Date rơi vào tháng nào trong năm tài chính tiếp theo ở Set to end of January >>> December
- Tùy chọn Automatically Update Period Status to ‘Closing Period’ for Existing Periods để yêu cầu hệ thống tự động chuyển trạng thái kỳ kế toán sang “Closing Period” (kỳ đang khóa sổ) với thời gian được khai báo ở mục Days After New Period Starts.
Chọn nút New Period để bắt đầu khai báo kỳ kế toán
Trong đó:
Period Code: Mã kỳ kế toán, thường khai báo là năm, tùy vào số kỳ phụ hệ thống sẽ tự động thêm vào.
Period Name: tên kỳ kế toán
Sub Periods: kỳ phụ trong năm tài chính
-
- Year: số kỳ phụ: 1
- Quarters: số kỳ phụ 4
- Months: số kỳ phụ 12, đây là lựa chọn phù hợp với chuẩn mực VAS
- Days: khi bạn chọn mục này, trường No. of Periods xuất hiện, nhập số kỳ bạn muốn. SAP Business One sẽ tạo số kỳ phụ tương ứng. Ví dụ muốn tạo kỳ phụ theo tuần thì nhập 52, SAP Business One sẽ tạo 52 kỳ tương ứng của năm tài chính.
No. of Periods: chỉ hiển thị khi người dùng chọn Days ở phần Sub Periods, nhập số kỳ phụ bạn muốn
Period Indicator: chọn dấu hiệu của kỳ để làm cơ sở cấp số chứng từ trong trường hợp hệ thống được thiết lập sử dụng số Numbering series. Nếu không sử dụng Numbering series, người dùng có thể bỏ qua mục khai báo này.
Period Status: trạng thái của kỳ kế toán bao gồm:
Unlocked: không hạn chế.
Unlocked Except Sales: không hạn chế ngoại trừ các chứng từ của phân hệ bán hàng (Sales – A/R)
Period Closing – Đang khóa sổ: chỉ những user được cấp phân quyền Period—End Closing authorization mới được phép nhập liệu vào kỳ kế toán có trạng thái này. Thường chỉ dành cho các kế toán viên nhập liệu chi phí, các hóa đơn nhận muộn và thực hiện các bút toán kết chuyển số dư của kỳ.
Locked: khóa, không ai được phép nhập liệu vào kỳ có trạng thái này. Thường được áp dụng sau khi đã thực hiện bút toán kết chuyển.
Posting Date From… To…: khai báo khoảng ngày của kỳ. Mặc định thì From date là ngày kế tiếp so với ngày cuối của kỳ kế toán cuối cùng và To date là ngày cuối của năm tài chính.
Example
The latest period defined ends on 31.03.07. By default the posting date range of a new period is 01.04.07 – 31.03.08.
Due Date From… To…: chỉ định khoảng ngày Due date của kỳ. Khoảng ngày của Due date có thể dài hơn khoảng ngày của Posting date.
Document Date From… To…: chỉ định khoảng ngày Document date của kỳ. Khoảng ngày của Document date có thể dài hơn khoảng ngày của Posting date.
Start of Fiscal Year: chỉ định ngày bắt đầu của năm tài chính.
Fiscal Year: chỉ định năm tài chính.
Nhấn Add sau khi đã hoàn thành khai báo, hệ thống sẽ sinh ra các kỳ phụ tương ứng với khai báo của người dùng.
