Sử dụng cửa sổ Company Details để thiết lập các tham số ban đầu cho công ty.
Mục lục
Thẻ General #
Thẻ phụ Local/Foreign Language để khai báo thông tin theo ngôn ngữ bản địa/nước ngoài
Company Name: nhập tên của công ty
Address: hiển thị địa chỉ công ty theo cấu trúc định dạng đã gán theo quốc gia. Địa chỉ có thể kết hợp từ nhiều trường hoặc có thể chỉ từ 1 trường duy nhất. Tùy thuộc vào cấu trúc địa chỉ mà người dùng khai báo tương ứng các thông tin: Street/PO Box, Street No., Block, City, State,…
Country/Region: chỉ định quốc gia
Internet Address: địa chỉ Website của công ty
Printing Header: nhập tên công ty, tên này sẽ xuất hiện trên các chứng từ chuẩn của hệ thống SAP Business One
Active Manager: tên của người này sẽ xuất hiện trong các chứng từ in chuẩn của hệ thống.
Telephone 1, Telephone 2: nhập số điện thoại 1/2 của doanh nghiệp.
Fax, E-mail: chỉ định số fax và địa chỉ E-mail.
GLN (Global Location Number): mã đại diện cho địa chỉ.
Thẻ Accounting Data #
Tax Office: nhập tên cơ quan quản lý thuế, đây chỉ là thông tin để tham khảo.
Federal Tax ID 1, 2, 3: nhập mã số thuếvà các thông tin nhận dạng thứ 2, 3 nếu cần.
Additional ID: nhập mã định danh bổ sung của công ty
Company Tax Rate: nhập thông tin thuếsuất
Exemption Number: mã số được miễn thuế (nếu có)
Tax Deduction Number: mã số giảm trừ thuế(nếu có)
Tax Official: tên người quản lý thuế
Use Deferred Tax: chọn hộp kiểm để sử dụng tính năng thuế hoãn lại (Deferred Tax).
Apply Exchange Rate on Deferred Tax: Trong hệ thống thuế hoãn lại, báo cáo thuế dựa vào ngày thuế thực sự được thanh toán chứ không phải theo ngày hóa đơn được tạo. Nếu chứng từ đã được tạo bằng ngoại tệ, có khả năng tỷ giá hối đoái sẽ khác vào những ngày này.
Tax Rate Determination: chọn loại ngày trên chứng từ để hệ thống dựa vào đó quyết định thuế suất: Posting Date hoặc Document Date
Holidays: chọn danh mục ngày nghỉ được thiết lập ở cửa sổ Holiday Dates.
Để tạo mới các ngày nghỉ, chọn Define New.
Allow External Calculation of Tax on A/R Documents: trường này không khả dụng đối với các phiên bản địa phương hóa của China, Israel, Japan và Korea.
Chọn hộp kiểm này để cho phép thực hiện chỉnh sửa số liệu ở trường External Tax Amount trên chứng từ bán hàng thông qua DI API hoặc Service Layer.
Thẻ Basic Initialization #
Chart of Accounts Template: chọn hệ thống tài khoản kế toán phù hợp với doanh nghiệp hoặc khai báo hệ thống tài khoản kế toán riêng (do Việt Nam chưa có phiên bản địa phương hóa) bằng cách chọn User Defined. Người dùng cũng có thể thực hiện import hệ thống tài khoản kết toán vào SAP B1.
Local Currency: chọn đồng tiền bản địa (VND) từ danh mục tiền tệ (Currency) có sẵn trong hệ thống. Trường hợp chưa có, người dùng khai báo tiền tệ để sử dụng trong hệ thống bằng cách chọn Define New.
System Currency: chọn đồng tiền quy đổi cho mục đích báo cáo với công ty mẹ. Do việc quy đổi song song giữa System Currency và Local Currency nên việc chọn sử dụng loại tiền khác với Local Currency sẽ dẫn đến yêu cầu phải nhập tỷ giá hàng ngày. Mỗi một nghiệp vụ phát sinh hệ thống sẽ ghi nhận dữ liệu của 2 loại tiền ở phần hạch toán kế toán (JE). Vì thế người dùng có thể xem các báo cáo kế toán theo Local Currency hoặc System Currency đều được.
Nếu không có nhu cầu báo cáo kế toán theo loại tiền tệ khác thì chọn System Currency giống với Local Currency.
Default Account Currency: xác định loại tiền tệ mặc định cho tài khoản mới
-
- Local Currency: các giao dịch có thể được nhập chỉ với Local Currency (VND).
- All Currencies: các giao dịch có thể được nhập với tất cả loại tiền được khai báo trong hệ thống. Tuy nhiên, số dư, tổng số và giải trừ (reconciliations) đều được tính toán và hiển thị bằng đồng Local Currency (VND).
Display Credit Balance with Negative Sign: chọn để hiển thị số dư bên có với dấu trừ (số âm), số dư bên nơ hiển thị số dương. Mặc định khi khởi tạo hệ thống chọn hộp kiểm này. Người dùng không thể thay đổi tùy chọn này nếu đã có giao dịch phát sinh trong hệ thống SAP Business One.
Use Segmentation Accounts: chọn để chỉ định sử dụng cấu trúc tài khoản phân đoạn (Segmentation Accounts). Cấu trúc này kết hợp giữa mã tài khoản kế toán với tổ hợp các yêu cầu quản trị như: bộ phận, phòng ban, khu vực, nhóm sản phẩm, … Bởi vậy, số lượng tài khoản kế toán phát sinh rất lớn, cần được tham vấn để quyết định cấu trúc phù hợp với nhu cầu quản lý và tính khả thi của doanh nghiệp.
Permit More than One Document Type per Series: Quy định của một vài quốc gia cho phép một chuỗi số chứng từ (document numbering series) có thể hiệu lực cho nhiều loại chứng từ. Chọn hộp kiểm này nếu tính năng này phủ hợp với doanh nghiệp. Thiết lập này xác định cách hoạt động của các tính năng trong cửa sổ Document Numbering, và không thể thay đổi sau khi chọn..
Multi-Language Support: kích hoạt chức năng Multi-Language Support. Sử dụng chức năng này để quản lý dịch nội dung của trường trong hệ thống sang các ngôn ngữ khác.
Use Perpetual Inventory: chọn hộp kiểm này để xác nhận quản lý hàng tồn theo phương pháp kiểm kê thường xuyên (Perpetual Inventory Accounting System).
Lưu ý: Sau khi đã có phát sinh giao dịch liên quan đến hàng tồn kho, tùy chọn này sẽ bị vô hiệu, do vậy người dùng không thể thay đổi được sang phương pháp kiểm kê định kỳ (Non-perpetual Inventory System).
Item Groups Valuation Method: chỉ định phương pháp đánh giá giá trị hàng tồn kho (Valuation Method) cho nhóm mặt hàng (Item Groups) mới thêm. Trường này chỉ hoạt động chỉ khi hộp kiểm Use Perpetual Inventory được chọn.
Các phương pháp đánh giá giá trị hàng tồn kho khả dụng:
-
-
- Bình quân gia quyền (Moving Average): tính toán giá nhập kho (Item Cost) bằng cách lấy giá trị lũy kế chia cho số lượng lũy kế. Giá nhập kho của hàng hóa vật tư được cập nhật ngay khi có hoạt động nhập kho xảy ra.
-
-
-
- Giá kế hoạch (Standard Price): tính toán giá nhập kho cố định theo mong muốn của người dùng. Để thiết lập giá kế hoạch, người dùng sử dụng chức năng Inventory Revaluation.
-
-
-
- Nhập trước xuất trước (First In Firts Out): tính toán giá nhập kho theo phương pháp lớp giá nào vào trước thì lớp giá đó ra trước.
-
− Giao dịch nhập kho sẽ tạo lớp giá mới.
− Giao dịch xuất kho sử dụng số lượng và giá nhập kho từ lớp giá đầu tiên còn lại .
Lưu ý: Bạn có thể thay đổi Valuation Method đã chọn bất cứ lúc nào; tuy nhiên, thay đổi chỉ áp dụng cho các nhóm mặt hàng được thêm vào sau thay đổi, không có hiệu lực trở về trước
Manage Item Cost per Warehouse: chọn hộp kiểm này để tính toán giá nhập kho trên từng kho riêng biệt. Bỏ chọn hộp kiểm để tính toán giá nhập kho trên toàn bộ kho của công ty. Lưu ý trường này chỉ xuất hiện khi bạn chọn hộp kiểm Use Perpetual Inventory.
Use Purchase Accounts Posting System: chọn hộp kiểm này để kích hoạt kế toán thu mua (Purchase Accounting). Một khi JE phát sinh thì thiết lập này không thay đổi được.
Allow Stock Release Without Item Cost: cho phép xuất kho mặt hàng có Item Cost bằng zero.
Enable Separate Net and Gross Price Mode: chọn hộp kiểm để bật chế độ cho phép tách giá trong các chứng từ mua bán. Một khi được bật, giá nhập vào trong cùng chứng từ phải có cùng chế độ.
Ghi chú: bạn không thể hủy chọn hộp kiểm sau khi đã lưu chứng từ mua hoặc bán vào hệ thống.
Trường này không khả dụng đối với phiên bản địa phương hóa của Brazil, India, và Israel.
Ordering Party: trường này dùng để giao tiếp với add on Payment Engine.
House Bank: nhập thông tin mặc định của tài khoản ngân hàng của công ty.
Install Bank Statement Processing: chọn hộp kiểm này để kích hoạt chức năng xử lý sổ phụ ngân hàng (Bank Statement Processing).
Enable Fixed Assets: bật chức năng Tài sản cố định (Fixed Assets). Một khi đã bật, bạn không thể vô hiệu nó.
Calculate Depreciation By: chọn cách tính khấu hao theo tháng (month) hay ngày (day)
Enable Multiple Branches: bật chức năng quản lý đa chi nhánh.
Mask Credit Card Number: chọn hộp kiểm này để ẩn số thẻ tín dụng là ************#### nghĩa là, chỉ 4 số cuối được hiển thị.
Enable Advanced G/L Account Determination: bật chức năng xác định tài khoản kế toán nâng cao. Chọn hộp kiểm này để quản lý quy tắc xác định tài khoản kế toán đối với giao dịch hàng tồn kho theo phương pháp tập trung và linh hoạt. Bằng cách thiết lập quy tắc có cấu trúc, bạn có thể gán các tài khoản kế toán trong giao dịch hàng tồn kho theo:
-
- Item groups (nhóm mặt hàng)
- Items (hàng hóa vật tư)
- Warehouses (kho)
- Business partner groups (nhóm đối tác)
- Ship-to countries/regions (quốc gia mà hàng hóa được giao đến)
- Ship to states (bang mà hàng hóa được giao đến)
- Various combinations of all the above criteria (kết hợp của các yếu tố trên)
Allow Selection of Any Account Type for Revenue Accounts: cho phép lựa chọn bất kỳ loại tài khoản nào cho mục đích ghi nhận doanh thu.
Enable Project Management: kích hoạt chức năng quản lý dự án
Enable Personal Data Protection Management: kích hoạt chức năng quản lý bảo vệ dữ liệu cá nhân
Terms and Conditions: tải lên file điều khoản và điều kiện của công ty.
