Thiết lập nhóm mặt hàng (Item Group) theo đường dẫn: Administration >>> Setup >>> Inventory >>> Item Group. Sử dụng cửa sổ này để phân loại các mặt hàng trong kho của bạn thành các nhóm. Ví dụ: bạn có thể tạo các nhóm tương ứng với lĩnh vực kinh doanh của mình (phân nhóm sản phẩm kinh doanh): máy tính / linh kiện / laptop / … hoặc có thể quản lý nhóm mặt hàng theo tài khoản kế toán: nguyên vật liệu / bán thành phẩm / thành phẩm / ….
Phân nhóm cũng giúp lọc trong quá trình xem các báo cáo của hệ thống. Chẳng hạn như xem báo cáo tồn kho của nhóm nguyên vật liệu hoặc xem báo cáo phân tích bán hàng theo nhóm sản phẩm linh kiện.
Tùy vào nhu cầu khai thác hệ thống cụ thể để khai báo / phân nhóm mặt hàng phù hợp.
Thẻ General #
Item Group Name
Chỉ định tên của nhóm.
Default UoM Group
Chỉ định nhóm đơn vị tính (Unit of Measurement Group – UoM Group) mặc định cho nhóm mặt hàng. Nếu chọn nhóm mặt hàng khi tạo mới mặt hàng trong cửa sổ Item Master Data, nhóm đơn vị tính của mặt hàng được mặc định bởi thông tin được chỉ định trong trường này.
Default Inventory UoM
Chỉ định đơn vị tính hàng tồn kho (inventory UoM) mặc định cho nhóm mặt hàng. Nếu chọn nhóm mặt hàng khi tạo mới mặt hàng trong cửa sổ Item Master Data, đơn vị tính hàng tồn kho của mặt hàng mới đó được mặc định bởi thông tin được chỉ định trong trường này. Nếu bạn để trống trường này, Inventory UoM theo mặc định là UoM cơ sở của UoM Group mà bạn đã chỉ định trong trường Default UoM Group.
Planning Method
Chọn một trong các tùy chọn sau:
-
-
- MRP (Material Requirement Planning) – mặt hàng có thể tham gia quá trình lập kế hoạch nhu cầu hàng hóa vật tư.
- None– mặt hàng không tham gia vào quá trình lập kế hoạch MRP.
-
Procurement Method
Chọn một trong các phương thức thu mua sau (procurement methods) cho đề xuất đặt hàng (order recommendations) trong MRP:
-
-
- Make – MRP đề xuất tạo lệnh sản xuất cho mặt hàng.
-
Ghi chú
Tất cả các mặt hàng được khai báo kèm bộ định mức (Bill of Materials) phải được xác định là Make để tính toán các yêu cầu cho nguyên liệu/thành phần (child items) của chúng trong lần chạy MRP. Trong trường hợp mặt hàng được khai báo là Sales BOM hoặc Assembly BOM (parent item), sẽ không có lệnh sản xuất thực tế nào được đề xuất cho parent item mà chỉ có các yêu cầu thu mua đối với các child items của nó.
-
-
- Buy– MRP đề xuất tạo đơn mua hàng cho các mặt hàng.
-
Ghi chú
Phương thức Buy nên được chọn cho các child items ở cấp thấp nhất trong cấu trúc BOM, hoặc những mặt hàng không phải là một thành phần nằm trong BOM.
Component Warehouse
Trong tính toán MRP, hệ thống cần xác định kho của các mặt hàng thành phần được yêu cầu.
Nhóm mặt hàng hiện tại được coi là nhóm dành cho các parent item và danh sách thả xuống này cho phép bạn chọn nguồn kho (warehouse source) sẽ được sử dụng trong tính toán MRP cho các mặt hàng thành phần của chúng.
-
-
- From Bill of Materials Line – sử dụng kho được khai báo trong từng dòng của từng mặt hàng thành phần trong BOM.
- From Parent Item Document Line – sử dụng kho của parent item được xác định trong chứng từ phát sinh nhu cầu của mặt hàng này.
-
Ghi chú
Trường này chỉ khả dụng nếu bạn đã chọn Make trong danh sách thả xuống của Procurement Method.
Lựa chọn này sẽ tự động được sao chép đến cùng một trường trên Item Master Data >>> Planning Data của các mặt hàng thuộc nhóm mặt hàng hiện tại.
Order Interval
Chọn một trong các khoảng cách giữa 2 lần đặt (Order Interval) được khai báo hoặc chọn Define New để mở cửa sổ Order Interval – Setup.
Trong tính toán MRP, hệ thống sẽ tự động nhóm các đơn được đề xuất có ngày rơi vào cùng Interval và sắp xếp các đơn đó vào ngày làm việc đầu tiên của Interval đó.
Order Multiple
Nhập vào số để khai báo độ lớn của lô trong quá trình tính toán MRP.
Ví dụ
Nếu giá trị 12 được nhập vào Order Multiple, thì lúc đặt đơn phải là hệ số nhân của 12. Do vậy nếu bạn cần số lượng 20 thì MRP sẽ đề xuất đặt đơn với số lượng 24.
Minimum Order Qty
Nhập số lượng cần đặt tối thiểu của đơn theo đơn vị tính hàng tồn kho (inventory UoM).
Ví dụ
Khi giá trị được khai báo 100 thì nếu nhu cầu cần 80 thì MRP sẽ đề xuất 100 để đáp ứng số lượng đặt hàng tối thiểu đã được khai báo.
Checking Rule
Chỉ định quy tắc kiểm tra khả năng đủ hàng để hứa (ATP checking rule).
Ghi chú
Chức năng này chỉ có ở phiên bản SAP Business One dành cho SAP HANA.
Lead Time
Nhập khoản thời gian (số ngày) từ khi đặt đến lúc nhận được hàng vào nhập kho (nhà cung cấp giao hoặc sản xuất hoàn thành).
Tolerance Days
Nhập số ngày dung sai mà bạn sẵn sàng đợi.
Ví dụ
Mặt hàng A với các tham số và có tình huống sau:
-
-
-
-
- Procurement Method: Buy
- Lead Time: 5 Days
- Tolerance Days: 3 Days
- Khoảng tính toán của MRP: 7/7 – 16/7
- Ngày hiện tại: 7/7
- Sales Order: 13/7, số lượng 100
- Purchase Order: 16/7, số lượng 100
-
-
-
Trong tình huống này, sau khi chạy MRP sẽ không trả về bất kỳ đề xuất mua hàng nào, mặc dù có nhu cầu vào ngày 13/7. Do cách khai báo về Tolerance Days, bạn sẵn lòng đợi 3 ngày (14/7, 15/7, 16/7). Nhu cầu có thể được đáp ứng vào ngày 16/7, do vậy không có đề xuất nào được lên lịch. Nếu Tolerance Days được khai báo với giá trị nhỏ hơn 3, thì MRP sẽ cho ra đề xuất mua hàng vào ngày 8/7 để đáp ứng số lượng cần giao tại ngày 13/7
Inventory Valuation By
Chọn một trong các phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho (Inventory Valuation Method)sau:
-
-
- Moving Average– bình quân gia quyền theo thời điểm nhập kho
- Standard– giá kế hoạch, giá được xác định trước và được sử dụng trong các giao dịch phát sinh cho đến khi nó được điều chỉnh bởi chức năng Inventory Revaluation.
- FIFO– nhập trước xuất trước, lớp giá mua đầu tiên sẽ được dùng để xác định giá vốn đầu tiên khi bán ra mà không quan tâm đến luồng của hàng tồn kho
-
Lưu ý
Bốn trường sau đây chỉ khả dụng nếu bạn đã bật chức năng quản lý vị trí (bin location) cho ít nhất một kho hàng:
Whse Code, Whse Name
Hiển thị mã và tên của các kho được kích hoạt quản lý vị trí (bin location).
Default Bin Location
Chỉ định bin location mặc định trong kho để nhận các mặt hàng thuộc nhóm mặt hàng (Item Group).
Enforce Default Bin Loc.
Note
Nếu bạn chưa chỉ định bin location mặc định, hộp kiểm sẽ bị tắt.
Chọn hộp kiểm để bắt buộc sử dụng bin location mặc định để nhận các mặt hàng thuộc Item Group. Nghĩa là, khi bạn nhận một mặt hàng thuộc nhóm này vào kho, bạn phải đặt nó vào bin location mặc định, trừ khi bạn đã chỉ định cụ thể một bin location mặc định khác cho mặt hàng cụ thể này.
SAP Business One cho phép bạn chỉ định các bin location mặc định ở ba cấp độ khác nhau: kho hàng (warehouse), nhóm mặt hàng (Item Group) và mặt hàng (Item Master Data). Trong số ba cấp độ mặc định, mức độ ưu tiên như sau: Item Master Data > Item Group > Warehouse. Do đó, nếu bạn đã chỉ định bin location mặc định cho mặt hàng thì thiết lập enforced default bin location ở cấp Item Group không còn hiệu lực.
Thẻ Accounting #
Khai báo các tài khoản kế toán cho các nghiệp vụ liên quan đến giao dịch hàng tồn kho của Item Group này. Một mặt hàng bạn chỉ định thuộc Item Group này sẽ tự động thừa hưởng các tài khoản kế toán của nhóm, miễn là bạn thiết lập phương pháp xác định tài khoản kế toán (Set G/L account by) là Item Group trong cửa sổ Item Master Data >>> Inventory Data.
Khi tạo mới Item Group, các tài khoản sẽ được kế thừa tự động từ thiết lập G/L Account Determination. Bạn có thể thay đổi các cài đặt này theo cách thủ công.
-
- Expense Account: tài khoản chi phí, sử dụng trong trường hợp mặt hàng được khai báo không quản lý tồn kho (Non-Inventory Item)
- Revenue Account: tài khoản doanh thu
- Inventory Account: tài khoản hàng tồn kho
- Cost of Goods Sold Account: tài khoản giá vốn hàng bán
- Allocation Account: tài khoản trung gian nhận hàng
- Variance Account: tài khoản chênh lệch, được sử dụng trong trường hợp Valuation Method là Standard
- Price Difference Account: tài khoản chi phí, dùng trong trường hợp chênh lệch giá giữa GRPO và AP Invoice
- Negative Inventory Adj. Acct: tài khoản dành cho trường hợp âm kho (không khuyến khích sử dụng)
- Inventory Offset – Decr. Acct: tài khoản thiếu chờ xử lý, áp dụng cho giao dịch Goods Issue
- Inventory Offset – Incr. Acct: tài khoản thừa chờ xử lý, áp dụng cho giao dịch Goods Receipt
- Sales Returns Account: tài khoản hàng tồn kho trong trường hợp trả lại
- Exchange Rate Differences Account: tài khoản chi phí, dùng trong trường hợp chênh lệch tỷ giá giữa GRPO và AP Invoice
- Goods Clearing Account: tài khoản doanh thu khác, dùng trong trường hợp người dùng đóng thủ công GRPO
- G/L Decrease Account: tài khoản điều chỉnh giảm, sử dụng cho giao dịch Inventory Revaluation, trường hợp điều chỉnh giảm giá trị hàng tồn kho
- G/L Increase Account: tài khoản điều chỉnh tăng, sử dụng cho giao dịch Inventory Revaluation, trường hợp điều chỉnh tăng giá trị hàng tồn kho
- WIP Inventory Account: tài khoản chi phí sản xuất dở dang
- WIP Inventory Variance Account: tài khoản xử lý các khoản chênh lệch trong hoạt động sản xuất khi thực hiện đóng lệnh sản xuất
- WIP Offset P&L Account: không sử dụng do không phù hợp với Việt Nam
- Inventory Offset P&L Account: không sử dụng do không phù hợp với Việt Nam
- Expense Clearing Account: tài khoản trung gian xử lý trong trường hợp các chi phí vận chuyển (freight charge) sẽ được phân bổ vào giá trị hàng mua
- Stock In Transit Account: tài khoản hàng đang đi trên đường, sử dụng cho giao dịch AP Reserve Invoice
- Shipped Goods Account: tài khoản trung gian chờ xử lý, đã giao hàng nhưng chưa hạch toán giá vốn
- Sales Credit Account: tài khoản hàng bán trả lại
- Purchase Credit Account: không sử dụng
