Hệ thống tài khoản kế toán (Chart of Accounts) là danh mục liệt kê toàn bộ tài khoản kế toán dùng để ghi nhận các giao dịch phát sinh, chứng từ kế toán. Việc ghi sổ cho phép lượng hóa các thông tin dịch chuyển của tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn, doanh thu, chi phí của doanh nghiệp, từ đó hình thành nên các báo liên quan đến sức khỏe doanh nghiệp: bảng cân đối kế toán (Balance Sheet), bảng cân đối phát sinh (Trial Balance), báo cáo lời lỗ (Profit and Loss Statement), lưu chuyển tiền tệ (Cash Flow), công nợ phải thu/phải trả (Customer/Vendor Aging Reports)…
Có 3 thuật ngữ chính trong hệ thống thống tài khoản kế toán: phân loại (Drawers), nhóm tài khoản (Titles), tài khoản ghi sổ (Active Accounts). Trong đó phân loại (Drawers) đại diện cho nhóm các tài khoản có cùng thuộc tính: tài sản (Assets), nợ phải trả (Liabilities), vốn chủ sở hữu (Capital), doanh thu (Revenue), giá vốn hàng bán (Cost of Sales), chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp (Operating Costs), chi phí và thu nhập khác (Non-Operating Income and Expenditure), … Trong từng Drawer người dùng có thể tổ chức theo nhiều cấp độ phù hợp với yêu cầu khai thác và sử dụng của doanh nghiệp.
Để thiết lập hệ thống tài khoản kế toán, người dùng theo hướng dẫn sau: Main menu >>> Financials >>> Chart of Accounts
- Drawer: người dùng có thể đổi tên bằng cách nhấp vào tài khoản đại diện cho Drawer ở khung danh sách tài khoản, sau đó chỉ định tên mới ở trường Name bên trái và nhấn nút cập nhật để đổi tên.
- Title Account: tài khoản để nhóm những tài khoản ghi sổ (Active Accounts) có cùng thuộc tính. Người dùng có thể tổ chức thành nhiều cấp tùy vào nhu cầu quản lý, khai thác và sử dụng của doanh nghiệp
- Active Account: tài khoản ghi sổ tham gia vào quá trình hạch toán kế toán của các nghiệp vụ phát sinh: nhập kho, xuất kho, hóa đơn mua hàng, hóa đơn bán hàng, thu / chi,…
Người dùng có thể phân biệt Title và Active Account bằng màu sắc của chúng. Title thì màu xanh dương (Blue), Active thì màu xanh lá (Green) hoặc đen (Black).
Xanh lá là tài khoản quản lý theo đối tượng (Control Account): tài khoản phải thu khách hàng, phải trả nhà cung cấp hoặc tài khoản được khai báo trong bảng cấu hình hạch toán kế toán (G/L account determination)
Đen là tài khoản không được chọn trong bảng cấu hình hạch toán kế toán (G/L account determination)
Để thêm tài khoản kế toán, theo các bước sau: Main menu >>> Financials >>> Chart of Accounts
- Chọn Drawer muốn thêm tài khoản vào đó
- Trong danh sách tài khoản, nhấp vào cấp (level) trước của cấp tài khoản muốn thêm. Chẳng hạn, nếu muốn thêm tài khoản ở cấp 4 thì nhấp chọn vào tài khoản cấp 3
- Nhấp chọn biểu tượng
thanh công cụ hoặc chọn . - Nhập các thông tin: mã tài khoản, tên tài khoản và các thông tin khác có liên quan.
- Nhấn nút Add để lưu tài khoản vừa khai báo.
