Người dùng trong hệ thống có thể được nhóm lại tùy theo vai trò của họ, chẳng hạn: nhân viên kinh doanh, kế toán, thu mua, kho vận,…). Vai trò khác nhau sẽ có thiết lập khác nhau về chức năng, giao diện và báo cáo. Hệ thống SAP Business One hỗ trợ các loại nhóm người dùng (User Group) sau:
- Authorization: tùy thuộc vào vai trò của từng User, quản trị hệ thống có thể gán họ vào nhóm phân quyền (Authorization Group) phù hợp. Các quyền của nhóm phân quyền sẽ được áp dụng cho toàn bộ User của nhóm.
- Form Settings: với nhóm thiết lập giao diện (Form Settings Group), quản trị hệ thống có thể sao chép thiết lập giao diện của người dùng cho nhóm người dùng. Cách làm này giúp tiết kiệm thời gian khi thêm người dùng mới hoặc thay đổi thiết lập giao diện cho số lượng lớn người dùng trong hệ thống.
- Alert: loại nhóm này áp dụng cho các cảnh báo
- UI Configuration Templates: loại nhóm này áp dụng cho các cấu hình giao diện
- Cross All Types: Thiết lập của 4 loại trên có thể áp dụng cho người dùng thuộc nhóm này.
Lưu ý: người dùng có thể đảm nhiệm cùng lúc nhiều vai trò khác nhau nên có thể thuộc nhiều User Group khác nhau. Sau khi người dùng được gán cho Authorization Group, quản trị hệ thống có thể thực hiện tinh chỉnh phân quyền ở cấp độ từng user.
Để mở cửa sổ User Groups, theo đường dẫn: Main Menu >>> Administration >>> Setup >>> General >>> User Groups.
- Để tạo mới, nhấn nút Create Group trong cửa sổ User Groups, nút OK chuyển thành Add.
- Nhập tên (Name), mô tả (Description) và chọn loại (Type) của nhóm (Group).
- Nhập khoảng thời gian có hiệu lực cho nhóm: Active From…To
- Chọn nhóm Dashboard phù hợp của nhóm trong Cockpit Template
- Chọn danh sách người dùng (User) thuộc nhóm (Group).
Nếu muốn khoảng ngày có hiệu lực riêng cho từng người dùng, nhập khoảng ngày vào From và To trên từng dòng của User đó
- Nhấp chọn nút Add để hoàn tất
